Agile Tour Montpellier 2019

Ce billet s’appuie sur les notes prises à l’occasion des différentes sessions de l’excellent événement organisé le 09/11 par Agile Montpellier.

Jean-Pierre Lambert, La collaboration, signe d’une véritable agilité

Chaine YouTube de Jean-Pierre Lambert : Scrumlife.tv

Soyons clairs

C’est quoi la collaboration ?

C’est : Travailler ensemble + Se parler + Partager ses compétences + Connaître les autres (fonctionnement, attentes, besoins) + Partager son propre mode de fonctionnement.

C’est quoi l’agilité ?

C’est : Délivrer + Focalisation sur la valeur + Amélioration continue + Collaboration forte et permanente.

La collaboration dans une équipe agile

Le passage de bâton, ce n’est pas se contenter de renseigner les outils de gestion de ticket mais plutôt :

« Viens, on va regarder ça ensemble. »

L’affinage des specs, ce n’est pas s’arc-bouter sur la Definition of Ready mais plutôt :

« Viens, on va préparer ça en 30 minutes. »

Le test, ce n’est pas se cacher derrière la répartition stricte des rôles mais plutôt :

« Comment peut-on t’aider ? »

Le changement de plan, ce n’est pas s’en tenir au plan initial au mépris de l’engagement mais plutôt :

« Et si on faisait ça ? Est-ce que ça passe ? »

Le démarrage du projet, ce n’est pas cloisonner dès le départ mais plutôt :

« On commence ensemble, on finit ensemble. » (cf. KPI commun(s) d’équipe, orientation résultat)

Le daily n’est pas une réunion de reporting mais l’occasion de faire le point sur où on en est par rapport au plan initial et s’il faut changer de plan.

Conseils pour améliorer la collaboration de l’équipe agile

Réfléchir tous ensemble : sprint planning + backlog refinement + estimations collectives (planning poker).

Quand les estimations ne sont plus la somme des sous-estimations de chaque partie, alors, là, on est dans la bonne direction.

L’animation de la réunion quotidienne ce n’est pas « J’ai fait ça… je vais faire ça… je bute sur ça… » aka « Je, je je. » mais plutôt « Walk the board » (Fait vs Reste à faire).

La focalisation de l’équipe ne doit pas se porter sur la productivité mais sur le temps de production, le temps de cycle.

L’activité de l’équipe peut par moment, telle une ruche, s’apparenter à de l’essaimage (« swarming ») lorsque toute l’équipe ne traite, ensemble, qu’un seul sujet à la fois pour la journée, utile et efficace ponctuellement. Pour cela, on peut notamment s’appuyer sur le pair-{programming, testing, designing}.

Grégoire Meridjen, Accélérez l’innovation grâce au Design Sprint

Faisons le point

Les start-up ont profondément et durablement bouleversé les industries :

• Lean & Agile,
• focus sur la valeur métier,
• plus rapides et évolutives,
• innovantes.

Le cycle classique d’innovation ne fonctionne plus :

• phase de recherche,
• rédaction d’un cahier des charges,
• choix d’un prestataire,
• phase de conception,
• validation avec allers et retours,
• phase de développement,
• recette et mise en prod.

Un produit obsolète avant même sa mise en service :

• Les utilisateurs ne sont plus intéressés.
• Un concurrent a déjà pris la place.
• La solution n’est plus innovante.
• Aucune idée de ce qu’attendent les utilisateurs.

Faisons un brainstorming ! (NON !!!)

• beaucoup de divergence, pas de convergence + HiPPO always win,
• sans véritable problème en amont, pas de résultats exploitables,
• discussions interminables,
• frustration profondes.

OK, super, alors, qu’est-ce qu’on fait ?

• Développer une culture du prototype.
• Imaginer, construire et montrer le plus vite possible.
• Sortir le design thinking du buzzword.
• Remettre vraiment les humains au centre.
• S’appuyer sur les méthodes qui fonctionnent.

Le Design Sprint, c’est quoi ?

• méthode développée et popularisée par Jake Knapp pour Google Ventures,
• méthode d’innovation, inspirée du design thinking et du lean startup,
• méthode devenue très populaire,
• méthode mettant l’utilisateur au cœur du processus très tôt.

Le Design Sprint, qu’est-ce que ce n’est pas ?

• pas un sprint au sens Scrum,
• pas un atelier de cadrage,
• pas de livrable prêt pour la production.

Le Design Sprint, ça marche comment ?

• Lundi : on définit.
• Mardi : on dessine.
• Mercredi : on décide.
• Jeudi : on prototype.
• Vendredi : on teste.

Attention : en pratique, c’est très difficile de garder les clients les jeudi et vendredi.

Qui inviter ?

• un ou plusieurs vrais décideurs (pas une démocratie),
• une représentation des métiers essentiels à la conception du produit,
• une personne capable de dessiner rapidement,
• un facilitateur (idéalement hors du projet),
• des personnes non directement liées au produit mais utiles pour compléter la vision.

Attention : 7 personnes max.

Ça se passe où et j’apporte quoi ?

• toute la connaissance que vous avez,
• 5 jours plein,
• une grande et belle salle (avec plein de tableaux),
• pas mal de matériel (stylos, feuilles, post-it…),
• des trucs qui font plaisir (chocolat, fruits secs, jus de fruits…)

Pourquoi je ferais un Design Sprint ?

• Parce que vous êtes complètement bloqués.
• Parce que vous avez absolument besoin d’aller vite.
• Parce que le besoin d’innovation est vital.

JOUR 1 > Projection (matin)

• Définir un objectif à long terme : « À quoi rêvons-nous ? » ← On part de la fin et on remonte la chaine
• Lister les risques d’échec : « De quoi avons-nous peur ? »
• Cartographie du service (events/user flow simplifié)

Attention : la cartographie du service est le passage le plus délicat, voire potentiellement fatal à la réussite du Design Sprint.

JOUR 1 > Ask the experts (après-midi)

• Interviewer chaque personne qui compose l’équipe projet.
• Ouvrir la port aux personnes « périphériques » au projet.
• « How Might We? »

Attention : il ne faut pas éviter d’ouvrir la porte aux personnes périphériques et aux trouble markers.

How Might We?

Il s’agit d’un prise de note non linéaire, sur post-it, reformulant les problèmes sous forme de question donnant une amorce de solution. On les trie/regroupe puis on vote (Dot Voting). On conserve les 4 ou 5 HMW gagnants et le(s) décideur(s) choisi(sen)t la ou les étapes de la cartographie sur lesquelles on va travailler les prochains jours du Design Sprint.

JOUR 2 > Dessinons

• phase de benchmark (lightning demos),
• découpage de la phase de dessin en 4 phases :
  • prise de notes,
  • idées,
  • crazy 8’s,
  • sketching.

Attention : le dessin se fait en « alone together ».

Attention bis : pour le Crazy 8’s, sur une feuille pliée en 8, trouver 8 déclinaisons de son idée de départ en 8 minutes 😱

JOUR 3 > Décider (matin)

• design museum : tous les dessins sont affichés et les participants se baladent et vont annoter ce qu’ils voient.
• présentation : le facilitateur décrit les dessins et les questions.
• vote : tout le monde vote mais le décideur a le super-vote (en gros, un droit de véto).

JOUR 3 > Storyboard (après-midi)

• 15 cases maximum, une entrée, une sortie,
• remplissage avec les idées sélectionnées,
• ajout de détail, oui, mais pas trop.

Attention : pas de réécriture collective ou de nouvelles idées à la volée.

JOUR 4 > Prototype

• Le prototype doit faire vrai mais être faux.
• Répartir les rôles.
• Organiser des points d’avancement réguliers.

Attention : ne pas utiliser d’outils « Hi-Fi » mais simplement PowerPoint.

JOUR 4 > Les rôles

• Makers : fabriquent le proto.
• Stitcher : assemble les morceaux.
• Writer : en charge des contenus.
• Asset Collector : assemble la bibliothèque d’assets.
• Interviewer : prépare le lendemain.

JOUR 5 > Interviews

• 5 personnes suffisent.
• Une seule personne en charge des interviews.

Olivier Caeymaex, Agile, pour quoi faire ? Scrum à la lumière de la spirale positive

La spirale dynamique : Egg3.eu/spirale

il est possible d’établir un lien entre la spirale dynamique et les niveaux de conscience des individus et des sociétés :

• Survie instinctive : AN — Beige — Archaïque (-180 000 / 0 à 6 mois),
• Sécurité animiste : BO — Violet — Magique (-7 500 / 6 à 12 mois),
• Pouvoir égocentrique : CP — Rouge — Impulsif (-1 000 / 2 ans à 4 ans),
• Ordre absolutiste : DQ — Bleu — Mythique (875 / 5 ans),
• Matérialisme rationnel : ER — Orange — Conventionnel (aka tout contractualiser) (1789 / ado),
• Harmonie relativiste : FS — Vert — Pluraliste (1960 / adulte),
• Existence systémique : GT — Jaune — Systémique (2000 / adulte),
• Communion holistique : HU — Turquoise — Holistique (2012 / adulte).

Aurélie Le Guillou, Les questions qui font « tilt » au quotidien lors de mes ateliers de travail en équipe et pas que…

Exemples de questions « brise la glace »

• « Comment je peux t’aider ? »
• « Qu’est-ce qui t’anime en ce moment ? »
• « Comment te sens-tu en ce moment sur ton projet ? »
• « Comment veux-tu que l’on te porte de l’attention ? »

Poser de meilleures questions aux autres amène à s’en poser de meilleures à soi-même

• Me réveiller : « Qu’est-ce que je ferais si je n’avais aucune peur ? »
• Me reconnecter : « De quel problème ai-je envie de tomber amoureux ? »
• Me calmer : « De quoi ai-je besoin tout de suite ? »
• Me focaliser : « Quelle est l’action qui va me faciliter les actions suivantes ? »
• M’aider à passer à l’action : « Quelle est l’action minimum qui peut me faire avancer ? »

Qu’est-ce qu’une bonne question ?

• La réponse n’est pas sur Google.
• La réponse dure moins de 5 secondes.
• Elle n’appelle pas de proposition de solution.
• Elle suscite la curiosité et non le jugement.

Exemples de questions qui font « tilt »

En début d’atelier :

« Quelle est la question dont vous seriez déçu qu’elle ne soit pas répondu d’ici la fin de l’atelier ? »

Pendant l’atelier : Remember the future

« Comment mon produit a-t-il changé votre quotidien depuis un an ? »

User Story : En tant que

« Qui va en pâtir si on ne développe pas cette fonctionnalité ? »

User Story : Afin de

« Que se passe-t-il si on ne développe pas cette fonctionnalité ? »

Sprint Review :

« Comment imager le avant/après ? »

Sprint Retro :

« Quels sont les éléments qui nous permettent d’attester du mieux depuis la dernière rétro ? »

Sprint Planning :

« Quels sont les points de dé-focalisation qui jouent sur notre engagement ? »

Feedback :

« Qu’est-ce qui a manqué à cet atelier ? »

Feedback : Perfection game

« Quelle note sur 10 donneriez-vous à cet atelier ? Quel point d’amélioration proposeriez-vous pour tendre vers 10 ? »

Clôture d’atelier :

« Que voulez-vous retenir de cet atelier ? »

Comment gérer les sceptiques, les râleurs et les réfractaires au changement ?

• « Il faut » → « Sinon quoi ? »
• « On » → « Qui ça ? »
• « Je ne peux pas » → « Qu’est-ce qui t’en empêche aujourd’hui ? »
• « On n’y arrivera pas » → « Que peux-tu tenter de radicalement différent ? »
• « On n’y arrivera pas » → « Que mettrais-tu en place si tu étais sûr d’y arriver ? »
• « On n’y arrivera pas » → « Que ferais-tu dans cette situation si tu étais… ? »

3 questions essentielles à (se) poser en tant que facilitateur

• « Savons-nous pourquoi nous sommes là ? »
• « Quelle est la question à laquelle nous essayons de répondre ? »
• « Est-ce que j’écoute en position de juge ou d’apprenant et de curieux ? »

Émilie Esposito, Manuel d’anti-sabotage

L’OSS (future CIA) a rédigée un manuel de sabotage simple durant la seconde guerre mondiale. Il fait seulement 30 pages mais c’est un vraie mine d’or.

Un sabotage réussi repose sur deux choses : la stupidité volontaire et une attitude non coopérative.

Attention : la culture de l’entreprise est responsable de la plupart des comportements involontaires de sabotage.

Comment luter contre le sabotage d’entreprise ? En appliquant, en contre-pried, le manuel de l’OSS, il faut changer d’état d’esprit et pour cela :

• Donner des exemples détaillés, pas à pas.
• Donner plusieurs déclinaisons d’un même cas d’utilisation.

Techniques anti-sabotage appliquées à la communication par courriel

• Ne pas prendre de précaution excessive et faire des phrases courtes.
• Veiller à ce que le courriel ait un seul sujet et un objet clair avec le projet/l’action attendue.
• Répondre à un courriel fourre-tout en plusieurs courriels en modifiant jusqu’au titre.
• Utiliser la formulre « Sauf avis contraire de ta part d’ici… » → approbation tacite.

Que faire quand on est victime de sabotage ?

• Célébrer sa colère (ne pas réfréner ce qu’on ressent).
• Investiguer (les raisons qui ont conduit à l’attitude de sabotage).
• Verbaliser (feedback, en aparté).
• Innover ensemble (et formaliser éventuellement par écrit).
• Communiquer (pour généraliser la pratique d’anti-sabotage).